Información Legal
Leyes y Normas
En Billhub nos comprometemos a operar conforme a la normativa fiscal vigente en la República Dominicana. A continuación, te presentamos los principales decretos, normas y leyes que rigen el uso de comprobantes fiscales y la facturación electrónica en el país. Este espacio tiene como objetivo informarte y facilitar el acceso a estos documentos oficiales.
Decreto 254-06
Regula la impresión, emisión y entrega de Comprobantes Fiscales.
Este decreto establece los lineamientos generales sobre cómo deben imprimirse, emitirse y entregarse los comprobantes fiscales por parte de los contribuyentes.
Establece los requisitos para los NCF impresos.
Determina responsabilidades de los contribuyentes emisores.
Define las sanciones por incumplimiento.
Norma General 06-18
Sobre los Comprobantes Fiscales (NCF).
Esta norma detalla la estructura de los Números de Comprobante Fiscal y su asignación, así como el uso correcto de cada tipo de comprobante.
Clasificación de los tipos de NCF.
Procedimientos de solicitud ante la DGII.
Vigencia y anulación de los NCF.
Norma General 05-19
Sobre los Tipos de Comprobantes Fiscales Especiales.
Regula el uso de comprobantes fiscales para regímenes especiales y situaciones particulares, como proveedores informales o regímenes simplificados.
Introducción del NCF para Gastos Menores y Proveedores Informales.
Procedimientos y condiciones para su emisión.
Norma General 01-20
Regula la emisión y el uso de los Comprobantes Fiscales Electrónicos (e-CF).
Esta norma establece el marco regulatorio de la Facturación Electrónica en la República Dominicana, específicamente en cuanto al uso del e-CF.
Requisitos para ser emisor electrónico.
Validación, firma y envío de e-CF.
Conservación digital de los comprobantes.
Ley 32-23
Ley General de Facturación Electrónica.
Esta ley establece el régimen de obligatoriedad para la implementación de la Facturación Electrónica en el país, fijando plazos y condiciones para todos los contribuyentes.
Calendario de obligatoriedad según tipo de contribuyente.
Sanciones por incumplimiento.
Marco legal para la transición tecnológica.
Políticas de Privacidad
En BillHub tratamos la privacidad de los datos personales con la mayor seriedad y responsabilidad. Es por ello por lo que, a través de la presente política de privacidad, se establece cómo se recopilan, utilizan, almacenan y gestionan los datos personales de nuestros usuarios y otras personas (referidos colectivamente como “Titular” o “Titulares”) que contratan, se vinculan o utilizan nuestros servicios, o acceden a nuestros sitios web, incluyendo billhub.do y/o sus subdominios (en adelante, los “Servicios”).
La sociedad matriz BillHub Dominicana S.R.L., quien ejecuta los servicios de BillHub a través de sus filiales (en adelante, “BillHub” o, conjuntamente con sus filiales, “LA EMPRESA”), procesa los datos personales conforme a lo descrito en esta política de privacidad.
Esta política constituye un acuerdo legalmente vinculante entre usted y BillHub. Si usted actúa en representación de una empresa u otra entidad legal, declara que tiene la autoridad para vincular a dicha entidad a los términos de esta política, en cuyo caso los términos “usuario”, “usted” o “su” se aplicarán también a esa entidad. Si no cuenta con dicha autoridad, o no acepta los términos de esta política, no debe acceder ni utilizar el sitio web ni los servicios. Al hacer uso del sitio web y los servicios, usted confirma que ha leído, comprendido y acepta los términos establecidos en esta política. Esta política no se aplica a las prácticas de terceros que no poseemos ni controlamos, ni a individuos que no están bajo nuestra gestión o empleo.
Base Legal para el Tratamiento de sus Datos Personales
Si la legislación aplicable en
materia de protección de datos requiere una base legal para el tratamiento, y
LA EMPRESA actúa como responsable del tratamiento de datos o sus filiales como
encargados, la base legal para recopilar y utilizar los datos personales
descritos en esta política dependerá del tipo de datos personales involucrados
y del contexto específico en el que se recopilen o utilicen.
En general, solo recopilamos y
utilizamos datos personales cuando es necesario para la ejecución de un
contrato o la prestación de un servicio con el titular.
Si tratamos datos personales
sensibles, además de asegurarnos de que se cumple alguna de las bases legales
mencionadas anteriormente, también nos aseguraremos de que se aplica una o más
de las bases legales específicas para el tratamiento de este tipo de datos.
Bases de Datos
Las bases de datos en las que BillHub actúa como responsable del tratamiento:
En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos, BillHub actúa en calidad de responsable, toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre su tratamiento. Sus filiales, que se señalarán más adelante, actúan como encargadas del tratamiento.
A continuación, se mencionan las 2 bases de datos sobre las cuales BillHub y sus filiales realizan el tratamiento de información personal:
Base de datos de clientes
- Descripción: Esta base de datos corresponde a la información de las personas que se interesan en nuestros servicios o que los contratan.
- Contenido: Esta base de datos puede contener la siguiente información personal: nombre, número de identificación, ciudad y país de residencia, dirección de correspondencia, correo electrónico, teléfono, actividad económica e información bancaria, como número de cuenta, tipo de cuenta, entidad bancaria y número de tarjeta de crédito.
- Forma en que se recopilan los datos: La información puede obtenerse a través de:
- La inscripción en formularios a través del sitio web.
- La inscripción en formularios asociados a publicidad o pautas en diferentes canales o sitios web.
- El contacto con el servicio de atención al cliente o con un agente de ventas.
- Comentarios en nuestros blogs o al registrarse en ellos.
- La participación en encuestas, eventos patrocinados, sorteos o la suscripción a boletines informativos de BillHub.
- La participación del titular en una transacción electrónica.
- Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a BillHub y a sus filiales cumplir con su objeto de ofrecer sus servicios. En ese sentido, esta base de datos tiene las siguientes finalidades:
- Para el contacto con el cliente en temas de soporte técnico y servicio al cliente; para procesos de facturación, incluyendo soporte de facturación, gestión de cobros y recaudo; y para actividades de mercadeo y publicidad, como el envío de boletines informativos, promociones, encuestas e información sobre nuevas funcionalidades. Asimismo, para proveer los servicios y productos requeridos.
- Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el titular. Realizar la gestión de cobro a los servicios contratados con BillHub. Informar sobre cambios en productos o servicios. Evaluar la calidad de los productos y servicios, así como realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para fines internos.
- Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel. Permitir que las filiales de BillHub, con las cuales se han celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales, contacten al titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
- Ofrecer productos, servicios y/o beneficios orientados a satisfacer las necesidades de los titulares, así como los productos y servicios de BillHub, lo cual puede realizarse por medios físicos, correos electrónicos y/o terminales móviles. Para realizar gestiones adicionales relacionadas con la prestación de los servicios de BillHub.
- Tratamiento: La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación.
- Circulación interna: La información ingresada al sistema para el uso de los servicios prestados por BillHub pasa al área de soporte y servicio al cliente en caso de ser requerida.
- Circulación externa: La información contenida en esta base de datos se almacena en un servidor de Amazon y solo puede ser accedida por personas autorizadas de Billhub y sus filiales, como el área de ingeniería y el área administrativa. Para temas de facturación y cartera, se cuenta con un proveedor de servicios contables; y para el recaudo, se utilizan plataformas de pago o entidades bancarias.
- Vigencia: La información personal contenida en esta base de datos es custodiada mientras dure la relación comercial con el cliente y/o por el término previsto para el cumplimiento de las obligaciones legales, contables y financieras de la compañía, hasta un máximo de 10 años después de su último ajuste o movimiento en la contabilidad. En caso de que, individualmente, existan indicios de una necesidad de protección o de interés histórico de estos datos, el plazo de almacenamiento se prolongará hasta que se haya determinado la necesidad legal de su conservación.
Base de Datos Sensibles
Para los efectos del manejo de datos sensibles, LA EMPRESA ha obtenido la correspondiente autorización de los titulares cuya información reposa en sus bases de datos y obtendrá dicha autorización de manera previa siempre que se trate de nuevos datos.
Para el tratamiento de los datos sensibles, LA EMPRESA ha cumplido con las siguientes obligaciones:
LA EMPRESA no condiciona ninguna actividad a que el titular suministre datos sensibles.
Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Personales
LA EMPRESA, por medio de la “Autorización para el tratamiento de datos personales”, ha adoptado procedimientos para solicitar al usuario, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, su autorización para dicho tratamiento, así como para informarle las finalidades específicas para las cuales se obtiene su consentimiento.
Al aceptar la presente política, el titular autoriza a LA EMPRESA a recolectar, suministrar, transferir, transmitir, analizar, verificar y usar sus datos personales y/o empresariales, así como sus datos financieros, contables y, en general, aquellos relacionados con el giro ordinario de su negocio, para las finalidades contempladas en esta política y cualquier otra finalidad adicional que haya sido previamente informada por LA EMPRESA y autorizada por el titular de los datos personales.
Asimismo, el titular autoriza a compartir sus datos siempre que sea necesario para procesos de pago, estrategias comerciales u otros temas afines al negocio que busquen su beneficio, con proveedores, empresas filiales, vinculadas, subordinadas o aliadas de LA EMPRESA, ubicadas en la República Dominicana o en terceros países, con el fin de que estas puedan almacenarlos, analizarlos, usarlos, consultarlos y verificarlos ante operadores de información y riesgo, así como contactar al usuario para enviarle información, hacerle ofertas comerciales de productos y servicios, o para el mantenimiento de los mismos.
Como titular de la información, el usuario acepta y entiende que le asiste el derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada para su tratamiento; y ser informado sobre el uso que se les ha dado.
La autorización otorgada por el titular a LA EMPRESA cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando esta se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva. En ningún caso, su silencio será interpretado por LA EMPRESA como una conducta inequívoca.
Derechos del Titular de la Información
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA o sus filiales. Este derecho podrá ejercerse, entre otros casos, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, es decir, en los casos en que no sea necesaria la autorización.
- Solicitar la supresión de los datos y/o revocar la autorización: El titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales o la revocación de la autorización otorgada, cuando considere que dichos datos no están siendo tratados conforme a la presente política o a la legislación aplicable; cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados; o cuando se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines que motivaron su tratamiento.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA EMPRESA. Sin embargo, esta podrá ser negada cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; cuando la eliminación de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas relacionadas con obligaciones fiscales, investigaciones penales o la actualización de sanciones administrativas; cuando los datos sean necesarios para proteger sus intereses jurídicamente tutelados; para realizar una acción en función del interés público; o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. - Acceder en forma gratuita a sus datos personales: El titular tiene derecho a acceder, en cualquier momento y de manera gratuita, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA.
- Abstenerse de suministrar datos sensibles.
Canales habilitados
Si tiene preguntas o reclamaciones sobre el tratamiento que hacemos de sus datos personales, desea ejercer sus derechos como titular o realizar consultas relacionadas con esta política, puede ponerse en contacto con nosotros a través de info@billhub.do.
Transferencia y Transmisión de Datos Personales
El titular acepta y autoriza que LA EMPRESA pueda efectuar la transferencia y transmisión de sus datos personales, para lo cual adoptará las medidas necesarias a fin de que sus filiales o los terceros receptores conozcan y se comprometan a cumplir esta política. Lo anterior bajo el entendido de que la información personal recibida únicamente podrá ser utilizada para fines directamente relacionados con LA EMPRESA, y solo mientras dicha relación esté vigente. En ningún caso podrá ser usada o destinada para un propósito distinto.
Por su parte, respecto de aquellos datos personales que el titular entrega, comparte, transmite o transfiere a LA EMPRESA en virtud de la relación existente entre ellos, el usuario garantiza a LA EMPRESA que ha obtenido la autorización previa y expresa por parte del titular de los datos personales, para que estos puedan ser tratados por LA EMPRESA con las finalidades específicas para las cuales fueron entregados, compartidos, transmitidos o transferidos. LA EMPRESA, por su parte, se obliga a tratarlos conforme a lo establecido en la presente política.
El usuario mantendrá indemne a LA EMPRESA y a sus filiales frente a cualquier demanda, reclamación o acción legal derivada del tratamiento de datos personales realizado por LA EMPRESA, cuando dichos datos hayan sido suministrados por el usuario sin contar con la autorización previa y expresa del titular.
Encargo de tratamiento de datos personales
BillHub podrá encargar el tratamiento de los datos del Titular, para los siguientes fines:
BillHub Dominicana S.R.L.
Domicilio: AUT. RAMON CACERES, PLAZA CITY CENTER MOD. C-404, MOCA, R.D.
INGENIERÍA DE SOFTWARE ALLIANCE SRL
Domicilio: AUT. RAMON CACERES, PLAZA CITY CENTER MOD. C-402, MOCA, R.D.
Finalidad: Prestar servicios de facturación electrónica y de software en la nube.
Microsoft Azure
Domicilio: Redmond WA 98052 Estados Unidos FEIN: 91-1144442
Finalidad: Alojamiento y servicios en la nube.
Protección de Datos Personales de Menores de Edad y Adolescentes
Nuestros servicios no están destinados ni dirigidos a personas menores de 18 años o a la edad mínima estipulada por la legislación aplicable. No recopilamos ni solicitamos intencionadamente datos personales de menores, ni permitimos deliberadamente que utilicen nuestros servicios. Si usted es menor de edad, le solicitamos que no utilice nuestros servicios ni nos proporcione información personal.
En caso de que detectemos que hemos recopilado datos personales de un menor sin el consentimiento verificable de sus padres o tutores, procederemos a eliminarlos de nuestro sistema de forma inmediata. Si considera que podríamos haber recopilado información de un menor, por favor contáctenos a través de info@billhub.do.
Medidas de Seguridad de la Información Aplicadas al Tratamiento de Base de Datos
LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal encargado del tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Para este fin, se cuenta con protocolos de seguridad y control de acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluidas medidas físicas orientadas a mitigar riesgos de seguridad. Además, se realiza monitoreo continuo del sistema mediante análisis de vulnerabilidades, con el objetivo de prevenir, detectar y responder oportunamente a posibles incidentes.
El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido, incluso para empleados y colaboradores, y sólo se concede a personas autorizadas que requieren dicha información para el cumplimiento de sus funciones, conforme a los principios de necesidad y proporcionalidad.
Modificaciones a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos
BillHub se reserva el derecho de modificar la presente política cuando sea necesario para su funcionamiento o para dar cumplimiento a disposiciones legales y regulatorias. No obstante, en caso de que se realicen cambios sustanciales en su contenido, se informará la nueva versión a través de medios físicos o electrónicos.
Fecha de Entrada en Vigencia
La presente política de datos personales entra en vigor a partir del día 2 de junio del año 2025. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política se informará a través de la dirección electrónica: billhub.do
Políticas de Contingencia
Contexto del Servicio BillHub
BillHub es un servicio en la nube orientado a la gestión de comprobantes fiscales electrónicos (facturas, notas de crédito, débito, entre otros). Su función principal es garantizar que los documentos generados por los clientes lleguen correctamente a la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), firmados digitalmente y en cumplimiento de la normativa.
El servicio funciona bajo un flujo continuo:
- Recepción: los comprobantes llegan desde los sistemas de los clientes.
- Validación: se revisa la estructura y formato según los estándares de la DGII.
- Firma electrónica: se aplica el certificado digital autorizado.
- Encolamiento: los comprobantes se almacenan en la cola de envío de BillHub.
- Envío a DGII: se transmiten en lotes seguros.
- Respuesta DGII: el sistema recibe la aprobación o rechazo.
- Registro y notificación: el estado se guarda en la base de datos y se notifica al cliente.
Relación con la DGII:
- BillHub actúa como puente confiable entre emisores y la DGII.
- Si la DGII rechaza un comprobante, BillHub conserva la evidencia y la notifica al cliente.
- Si la DGII está indisponible, BillHub retiene los comprobantes en cola hasta que el servicio esté nuevamente activo.
Diagrama de flujo – Proceso normal
Riesgos, Contingencias y Procedimientos de Continuidad
El servicio debe mantenerse operativo aun ante fallos externos o internos. Por ello, BillHub cuenta con un plan de contingencia que cubre los siguientes escenarios:
Indisponibilidad de la DGII:
- Puede deberse a mantenimientos programados, fallas imprevistas o problemas de conectividad externa.
- Impacto: los comprobantes no pueden enviarse de inmediato.
- Procedimiento de continuidad: los documentos se conservan en cola con estatus “Pendiente DGII”. El sistema aplica reintentos automáticos hasta lograr el envío cuando la DGII se restablezca.
Fallas internas de BillHub:
- Incluyen caída de servidores, errores de base de datos, fallas en el motor de cola o la aplicación.
- Impacto: interrupción en la recepción, firma o encolamiento.
- Procedimiento de continuidad: se activa el plan de recuperación en la nube, que incluye respaldo automático, restauración de respaldos y reinicio controlado de servicios. Posteriormente se verifica la integridad de los comprobantes en cola antes de reanudar la operación.
Errores de conectividad:
- Pueden surgir entre cliente–BillHub o BillHub–DGII.
- Impacto: retrasos en el flujo normal.
- Procedimiento de continuidad: el sistema mantiene los comprobantes en cola y aplica reintentos según políticas (ejemplo: cada 15 minutos durante 24 horas). Además, se generan logs y alertas para el equipo de soporte.
Otras contingencias relevantes:
- Ataques cibernéticos como DDoS o intentos de intrusión.
- Desastres físicos en los centros de datos del proveedor de nube.
- Procedimiento de continuidad: medidas de ciberseguridad activas (firewalls, detección de anomalías), monitoreo 24/7 y respaldo de información en ubicaciones alternas para recuperación ante desastres.
Diagrama de flujo – Contingencia DGII
Diagrama de flujo – Contingencia BillHub
Política de seguridad de la información
La presente política de seguridad de la información se emite en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, con el objetivo de gestionar de manera adecuada la seguridad de la información, los sistemas informáticos y el entorno tecnológico relacionado con la facturación electrónica de la API para BillHub. Son responsables del cumplimiento y la mejora continua de esta política la gerencia, los responsables del sistema, los empleados y los proveedores.
En BillHub, especialistas en la construcción de software, estamos comprometidos con salvaguardar, proteger y asegurar toda la información relacionada con el servicio de emisión de documentos electrónicos. Esta información comprende tanto los documentos internos como los datos de nuestros usuarios y proveedores.
Asumimos el compromiso de cumplir con todos los requisitos aplicables de las partes interesadas, así como con aquellos relacionados con la seguridad de la información, y de promover la mejora continua de todos los procesos involucrados. Este compromiso se materializa a través de una gestión confiable de la seguridad de la información, basada en las siguientes directrices:
- Sensibilizar, capacitar e instruir al personal en la protección de la información sensible, y controlar el acceso, la modificación o la divulgación de dicha información sin la debida autorización.
- Respetar todas las normas y leyes relacionadas con los derechos de propiedad intelectual y uso legítimo de la información y los recursos tecnológicos.
- Asegurar el uso único y exclusivo del correo electrónico corporativo y del acceso a los sistemas de la empresa, siendo responsabilidad del Gerente de Tecnologías de la Información todo lo que se reciba, envíe, modifique o elimine a través de las cuentas asignadas.
- Colaborar y facilitar el acceso únicamente al personal autorizado para el ingreso, revisión, auditoría, copia, modificación, registro, cierre y control de cualquier medio de comunicación proporcionado por la empresa. LA EMPRESA se reserva el derecho de uso de toda la información registrada para los fines que considere convenientes, sin necesidad de aviso previo.
Objetivos específicos
- Lograr niveles adecuados de integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, garantizando su protección frente a accesos no autorizados, alteraciones indebidas o pérdida de datos.
- Controlar, prevenir y mitigar los riesgos asociados a la seguridad de la información, mediante la identificación de vulnerabilidades y amenazas que afecten los activos de información, con el fin de asegurar la continuidad del negocio.
- Definir e implementar un plan de difusión, sensibilización y capacitación que permita comunicar los alcances, responsabilidades y buenas prácticas asociadas a la seguridad de la información, tanto para la empresa como para sus usuarios.
Responsabilidades de los usuarios
- Cumplir con todas las leyes y reglamentaciones gubernamentales vigentes, incluyendo, entre otras, las relativas a la propiedad intelectual, protección de datos y privacidad de la información.
- Mantener la confidencialidad de las contraseñas y de toda la información relacionada con el inicio de sesión, evitando su divulgación o uso no autorizado.
- Supervisar y controlar toda la actividad realizada a través de las cuentas asignadas, garantizando su uso adecuado y conforme a las políticas de seguridad de la información.
- Informar de inmediato si se tiene conocimiento o sospecha razonable de cualquier actividad ilegal, no autorizada o de una posible infracción de seguridad en las cuentas o equipos asignados, incluyendo el extravío, robo, divulgación o uso no autorizado de un nombre de usuario, contraseña o cuenta.
- Cumplir en todo sentido con los términos y condiciones vigentes de las aplicaciones de terceros, incluidas aquellas que se integren a los sistemas de la empresa.
- No realizar ingeniería inversa, descompilar, hackear, deshabilitar, interferir, desmontar, modificar, copiar, traducir ni interrumpir las características, funcionalidades, la integridad o el rendimiento de BillHub.
BillHub ofrece una plataforma confiable para la facturación electrónica, garantizando seguridad, cumplimiento fiscal y eficiencia en cada transacción
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